13 tips voor effectieve leadopvolging via WhatsApp

Steeds meer bedrijven in Nederland kiezen ervoor om via WhatsApp leads op te volgen. Hoewel exacte cijfers voor het aantal bedrijven in Nederland dat WhatsApp Business gebruikt niet makkelijk beschikbaar zijn, is duidelijk dat wereldwijd meer dan 50 miljoen bedrijven de app gebruiken. Gezien het aantal gebruikers van WhatsApp in Nederland is dat ook niet zo gek: In 2024 heeft de app ongeveer 13,4 miljoen gebruikers in ons land. Maar liefst 9,6 miljoen Nederlanders daarvan gebruiken WhatsApp dagelijks voor het verzenden van berichten.

Als je ondernemer bent is dat een enorme pool van potentiële leads. Maar hier komt de uitdaging: alleen toegang hebben tot al die mensen garandeert geen succes. Je moet weten hoe je WhatsApp effectief kunt gebruiken voor het opvolgen van leads. In dit artikel leer je aan de hand van 13 handige tips om leads effectief op te kunnen volgen via WhatsApp zodat je leads makkelijker kunt converteren naar een betalende klant.

Wist je dat je met ons systeem leadopvolging via WhatsApp gemiddeld 80% van de leads die binnenkomt geautomatiseerd kan omzetten naar een klantafspraak? Vraag een demo aan en ontdek het zelf! 

‍
13 tips voor leadopvolging via WhatsApp‍

Hieronder heb je de lijst met 13 tips voor leadopvolging via WhatsApp! 
‍

1.  WhatsApp Business voor leadopvolging

Ongetwijfeld heb je WhatsApp op je mobiel en zou het gebruik ervan geen verrassing moeten zijn. Het gebruik van deze variant van WhatsApp voor leadopvolging is echter niet de meest voor de hand liggend. Je hebt namelijk je persoonlijke mobiele nummer eraan gekoppeld. En ook al zou je dit nummer voor zakelijke doeleinden gebruiken, je hebt een stuk minder functionaliteiten dan de zakelijke variant van WhatsApp, namelijk: WhatsApp Business.

Zie het verschil tussen deze varianten als je persoonlijke profiel op Facebook en een bedrijfspagina op Facebook. Je kunt een omslagfoto toevoegen, je logo, openingstijden en zelfs snelle antwoorden instellen voor veelgestelde vragen. Met het gebruik van WhatsApp Business kom je dus een stuk professioneler over en kun je privé en zakelijk eenvoudig gescheiden houden.

‍

"Met het gebruik van WhatsApp Business kom je een stuk professioneler over en kun je privé en zakelijk eenvoudig gescheiden houden."

‍

2. Optimaliseer je WhatsApp Business profiel

Het hebben van een goede eerste (digitale) indruk is belangrijk als je in contact komt met leads. Ik zie maar al te vaak in de praktijk dat een WhatsApp Business profiel niet goed is ingesteld. Dat is natuurlijk zonde omdat mensen veel sneller geneigd zijn je te vertrouwen als je profiel er goed uitziet.

Als je het mij vraagt zijn de volgende onderdelen een must voor je bedrijf om in te stellen:

• Omslagfoto
• Profielfoto (kan een logo zijn of persoon)
• Bedrijfsnaam
• Telefoonnummer
• Categorie waaronder je bedrijf valt
• Adres
• Website
• Een korte omschrijving van je bedrijf
• Openingstijden
• E-maiL

‍

Optioneel kun je nog je Facebook en Instagram toevoegen. Dit zou ik echter pas doen als er ook daadwerkelijk content op staat. Het doet eerder afbreuk aan je kredietwaardigheid, dan dat het eraan toevoegt als een lead op een kale pagina terechtkomt.

‍

3. Maak doelen

Dat je je leads naar betalende klanten wil converteren is wel duidelijk. Maar het is ontzettend belangrijk om te bepalen hoe je je leadopvolging via WhatsApp wil inzetten. Met andere woorden, wat is de volgende stap in je verkoopproces waar je de lead naartoe wil begeleiden zodat je dichterbij de verkoop van je product of dienst komt.

Dit hangt af van een aantal factoren, zoals: hoe je de lead hebt gegenereerd, via welk kanaal de lead is gegenereerd, wat voor type bedrijf je hebt en hoe je je dienst/product levert.

Om een voorbeeld te geven, stel dat je een bedrijf hebt dat kozijnen renoveert en adverteert via Facebook met een kortingsactie van 10% voor het laten vervangen van kozijnen. Het kan zijn dat het onderdeel van het verkoopproces is om bij de woning langs te gaan om de situatie te kunnen inspecteren, alvorens je kunt bepalen of je de lead kan helpen en een passende offerte kan opmaken. Je kunt er dan voor kiezen om via WhatsApp de lead op te volgen en een bezoekafspraak in te plannen.

Het bovenstaande is slechts een van de vele voorbeelden voor het inzetten van WhatsApp voor leadopvolging. Waar het gebruik ervan in ieder geval ontzettend goed voor werkt, is het inplannen van een afspraak. Ik noem het voor het gemak een klantafspraak. Dit kan online zijn, fysiek op locatie bij de lead of op je eigen bedrijfslocatie.

‍

"Het gebruik van WhatsApp voor leadopvolging is ontzettend goed voor het inplannen van een afspraak. Dit kan online zijn, fysiek op locatie bij de lead of op je eigen bedrijfslocatie."

‍

4. Stuur persoonlijke berichten

Ik kan dit niet genoeg benadrukken: personalisatie is alles. Mensen merken het meteen wanneer je een generiek bericht stuurt en het stoot ze af. Je eerste bericht is dus al enorm van belang wanneer je leads opvolgt via WhatsApp om de juiste toon te zetten. Het is belangrijk dat dit bericht aansluit bij de manier waarop de lead zijn of haar gegevens heeft achtergelaten. Je wil dus exact weten waar de lead vandaan komt zodat je je eerste bericht erop kan laten aansluiten.

Stel dat je een advertentiecampagne via Instagram hebt lopen en in de campagne benoem je een bepaalde actie, dan zou je dus in je eerste bericht daarnaar kunnen refereren. Spreek de lead met zijn voornaam aan en bedank hem of haar voor zijn interesse. Hoe persoonlijker en gerichter je overkomt, des te meer je het gevoel geeft dat je betrokken bent en niet zomaar een standaard bericht stuurt. Op deze manier creëer je meer vertrouwen en is de kans groter dat de lead uiteindelijk bij je overgaat tot aankoop.

Het kan zo simpel zijn als het gebruik van naam of een verwijzing naar een eerder gesprek. Die kleine moeite maakt een groot verschil.

‍

5. Vermijd te veel berichten

Het grote verschil in het privé en zakelijk gebruik van WhatsApp is dat het een commerciële insteek heeft: je probeert een lead te converteren naar een klant. Het is dus van belang om informatie te verzamelen en de lead naar de volgende stap in het verkoopproces te krijgen.

Vermijd dus te allen tijde dat je te veel berichten stuurt waardoor een lead kan afhaken. Een kort en bondig bericht heeft veel meer kans om een reactie te krijgen dan een lang verhaal. Bovendien is het voor de lead makkelijker om te antwoorden als ze niet worden overspoeld door informatie.

Daarbij geldt ook, stel maximaal één duidelijke vraag per bericht. Het is dus goed om al een aantal kwalificatievragen bedacht te hebben waar je graag antwoord op zou willen hebben. Door de vragen één voor één te stellen voorkom je verwarring.

‍

6.  Volg binnen 5 minuten op

‍Als je een lead binnenkrijgt is het cruciaal dat je binnen 5 minuten opvolgt voor het beste resultaat. Bij veel bedrijven is het adequaat opvolgen van leads een enorme uitdaging. Ik merk dat in de praktijk bij veel van mijn klanten. In veel gevallen is het gewoon onwetendheid dat men zo snel mogelijk moet opvolgen. Of men is druk met andere werkzaamheden en er is niemand anders die zich kan bezighouden met het opvolgen van leads.

Hier is waarom: als een lead zijn of haar gegevens achterlaat, zitten ze op dat moment helemaal in jouw product of dienst. Dat is wanneer ze het meest geneigd zijn om te converteren. Als je te lang wacht, verschuift hun focus, en ben je dat belangrijke moment kwijt. Ik heb zelf meegemaakt dat leads aangaven mijn snelle reactie te waarderen, en dat alleen al zorgde ervoor dat ze met mij verder gingen in plaats van met de concurrent. Het klinkt simpel, maar het maakt echt een groot verschil.

‍

"Als een lead zijn of haar gegevens achterlaat, zitten ze op dat moment helemaal in jouw product of dienst. Dat is wanneer ze het meest geneigd zijn om te converteren."

‍

7. Gebruik AI-agents

Je zult je waarschijnlijk afvragen na het lezen van voorgaande tips hoe je in vredesnaam al die leads binnen 5 minuten moet opvolgen via WhatsApp. Daar is waar een AI-agent in het spel komt.
De technologie binnen het AI landschap is in het laatste jaar zo geavanceerd geworden dat een lead het verschil niet merkt tussen het hebben van een gesprek met een AI-agent of een mens.

Door AI-agents toe te passen voor het opvolgen van leads kun je jezelf enorm veel tijd besparen. Zie het als een medewerker die 24/7 beschikbaar is om leads op te volgen, vragen te beantwoorden en zelfs afspraken te maken in jouw agenda. De AI-agents van Hypercharged doen dit voor meerdere bedrijven, volledig geautomatiseerd. Hoe tof is dat?!

‍

"Een lead merkt het verschil niet tussen het hebben van een gesprek met een AI-agent of een mens. De AI-agents van Hypercharged volgen leads 24/7 op en plannen afspraken in volledig geautomatiseerd."

‍

8. Gebruik een CRM-systeem

Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar je zou versteld staan hoeveel mensen dit niet doen (waaronder ik in het begin). Een CRM-systeem is software waarmee je je leads kunt organiseren. Voordat ik een CRM gebruikte, verdronk ik in WhatsApp-gesprekken en notities op kladblaadjes. Zoveel keer vergat ik leads op te volgen omdat ik geen systeem had om alles bij te houden.

Met een CRM kun je al je leads opslaan, gesprekken bijhouden en herinneringen instellen voor opvolgingen. Bovendien kun je het integreren met WhatsApp Business, zodat je niet constant tussen platforms hoeft te schakelen. Het houdt alles netjes en georganiseerd, wat een enorme hulp is als je meerdere leads warm moet houden. Wat ook handig is, is dat je een verkooppijplijn kunt aanmaken. Op deze manier kun je exact zien waar de lead zich in het verkoopproces bevind en wat er nog moet gebeuren om deze lead verder door het proces te krijgen.  

‍

9. Stuur herinneringen

Leads hebben het druk en zelfs als ze geïnteresseerd zijn in jouw product of dienst, kunnen ze die ingeplande afspraak vergeten. Ik werd vroeger altijd gefrustreerd als leads niet kwamen opdagen en dacht: "Hoe kunnen ze dat nou vergeten?". Door herinneringen te gaan implementeren, voorafgaand aan een afspraak verlaag je de kans dat een lead de afspraak vergeet.

Momenteel stuur ik 3 herinneringen per e-mail: 24 uur van tevoren, 2 uur van tevoren en 15 minuten van te voren. Omdat e-mail niet altijd gelezen wordt, stuur ik ook nog 2 herinneringen via WhatsApp: 2 uur van tevoren en 15 minuten van tevoren. Je zou kunnen denken dat het er veel zijn. In de praktijk echter heb ik gemerkt dat ik vaker positieve reacties hierop kreeg dan negatieve. Leads die positief reageerden gaven aan dat zij blij waren dat ik nog even een herinnering stuurde. Uiteraard zitten er altijd leads tussen die het niet zo prijs stellen dat je men herinneringen stuurt. Voor mij blijft echter het nettoresultaat op deze manier positief.

Mijn herinneringen heb ik geautomatiseerd voor zowel e-mail en WhatsApp. Dat is ook wat ik je aanraad om te doen. Het is een zorg minder en het vermindert je aantal no-shows drastisch.
‍‍

"Door herinneringen te gaan implementeren, voorafgaand aan een afspraak verlaag je de kans dat een lead de afspraak vergeet."

‍

10. Zorg voor opvolging

Door herinneringen te sturen voorafgaand aan een afspraak verklein je de kans op een no-show. Het kan echter voorkomen dat een lead een afspraak mist en niet komt opdagen. Dat blijft enorm frustrerend. Maar vergeet niet, mensen hebben het druk, dingen komen ertussen en soms vergeten ze het gewoon. Het blijft hier ontzettend belangrijk om leads op te volgen na het missen van een afspraak om het maximale resultaat uit je leads te halen.

Het meest eenvoudige is om even een WhatsApp-bericht te sturen waarmee je de lead opvolgt. Hoe ik zelf mijn WhatsApp-bericht heb opgesteld is als volgt: “Hoi (voornaam lead), we hadden een afspraak staan alleen heb ik je helaas gemist. Is er iets gebeurd?”. Ik vraag niet gelijk om een nieuwe afspraak in te plannen, omdat het naar mijn mening te verkoopachtig overkomt. Ik wil weten wat de reden is dat de lead niet is komen opdagen en daarop reageren. Aan de hand daarvan kan ik de vraag stellen wanneer een vervolgafspraak kan worden ingepland. Wat je nooit moet doen is aannemen dat een lead niet meer geïnteresseerd is en de lead niet opvolgen. Opvolging is cruciaal!

‍

11. Volg annuleringen op

Annuleringen van afspraken gebeuren. Het is vervelend, maar het hoort erbij. Alleen omdat een lead een afspraak annuleert, betekent het niet dat ze niet meer geïnteresseerd zijn. Het kan gewoon een planningsprobleem zijn of een persoonlijke kwestie. Het belangrijkste is om op te volgen en een nieuwe afspraak in te plannen.

De manier waarop de lead de afspraak annuleert kan variëren. In mijn geval is het vaak via een link die in de bevestigingsmail van de afspraak zit. Ik volg de lead dan op via WhatsApp met het volgende bericht: “Hoi (voornaam lead), het is me opgevallen dat je niet bij de afspraak kan zijn. Is er een ander geschikt moment dat beter uitkomt?”. Je merkt dat ik hier iets directer ben in het plannen van een vervolgafspraak. Dat komt omdat de lead bewust de afspraak annuleert. Het komt dus gewoon niet uit op dat moment. Ik probeer het dus laagdrempelig te houden en niet te opdringerig over te komen.

‍

12. Automatiseer leadopvolging

Iedereen die leads via WhatsApp opvolgt, weet hoe snel het kan oplopen. Berichten blijven binnenstromen, en als je niet oppast, verlies je het overzicht. Dat overkwam mij ook. Het voelde alsof ik continu achter de feiten aanliep. Niet echt ideaal als je snel wilt schakelen met leads. Automatisering bood gelukkig uitkomst.

Het begon met automatische welkomstberichten. Zodra iemand voor het eerst zijn of haar gegevens achterliet, volgde ik de lead direct op met een berichtje via WhatsApp. (Ik adverteer inmiddels al meer dan vijf jaar op Meta en sinds een jaar ook op TikTok voor het genereren van leads.) Een kleine stap, maar het zorgde ervoor dat leads zich gehoord voelden. Vervolgens maakte ik gebruik van standaardberichten voor veelvoorkomende vragen. Hierdoor hoefde ik niet telkens dezelfde antwoorden te typen.

De grootste winst kwam echter toen ik een AI-agent implementeerde. Deze kon veelvoorkomende vragen direct afhandelen, terwijl ik me kon richten op leads die specifieke aandacht nodig hadden. Daarnaast kan de AI-agent direct een afspraak met de lead in mijn agenda plannen. Zowel de lead als ik ontvangen hiervan een bevestiging. Dit proces draait volledig op de automatische piloot. Zo kan ik andere werkzaamheden doen terwijl leads worden opgevolgd en afspraken worden ingepland. En het mooiste? De lead merkt niet eens dat er automatisering en een AI-agent achter zit.

‍

"De grootste winst kwam echter toen ik een AI-agent implementeerde. Deze kon veelvoorkomende vragen direct afhandelen, terwijl ik me kon richten op leads die specifieke aandacht nodig hadden. Daarnaast kan de AI-agent direct een afspraak met de lead in mijn agenda plannen."

‍

13. Hou statistieken bij

Als je geen statistieken bijhoudt, hoe weet je dan wat werkt? Lange tijd deed ik dit zelf ook niet en dat had zo zijn gevolgen. Ik wist niet precies waar ik verbeteringen kon doorvoeren in mijn marketing- en verkoopactiviteiten. Het gevolg? Ik liet kansen liggen om tegen lagere kosten meer klanten binnen te halen. Hieronder vind je een opsomming van de belangrijkste statistieken om bij te houden als het gaat om het genereren en opvolgen van leads:

• Aantal leads
• Kosten per lead
• Aantal afspraken
• Kosten per afspraak
• Conversiepercentage lead naar afspraak
• Aantal no-shows/annuleringen
• Percentage no-shows/annuleringen
• Aantal deals
• Kosten per acquisitie
• Conversiepercentage lead naar deal
• Conversiepercentage afspraak naar deal
  ‍

Toen ik begon met het bijhouden van deze statistieken, werd het direct duidelijk waar het beter kon. Deze lijst is een richtlijn, en je hoeft niet per se alles bij te houden. Genereer je bijvoorbeeld maandelijks maar een klein aantal leads, dan is het wellicht niet zinvol om zo uitgebreid te meten. Maar krijg je veel leads binnen of werk je met een verkoopteam? Dan loont het absoluut om dit soort data bij te houden. Je kunt zelfs verder de diepte in door te kijken naar statistieken zoals het aantal opvolgingsmomenten voordat er een reactie komt, of het percentage positieve reacties.

De conclusie? Houd je cijfers bij. Het kan misschien wat saai lijken, maar het is essentieel als je echt vooruitgang wilt boeken.

‍

Conclusie

Daar heb je het: 13 solide tips om je leadopvolging via WhatsApp te verbeteren. Of het nu gaat om het personaliseren van je berichten, het gebruik van AI-agents om je werk te verlichten of het binnen die cruciale 5 minuten reageren, deze tips kunnen je helpen om van WhatsApp een lead-converterende machine te maken. Onthoud: consistentie is de sleutel en blijf je strategie aanpassen waar nodig. Nu is het jouw beurt: probeer deze tips uit, kijk wat het beste voor jou werkt en zie hoe je leadopvolging transformeert.